16/03/2004

Excel Cellules interactives

Excel

 

Cellules interactives

 

La flexibilité d’Excel n’est plus à vanter. C’est la raison pour laquelle on le met à contribution pour autant de tâches différentes. Imaginons que vous avez à tenir à jour une liste d’élèves et que vous avez besoin de voir rapidement quelles notes chacun a reçu. Ou bien vous gérez un entrepôt et que vous voulez savoir immédiatement quels produits sont en rupture de stock... Ce type d’embarras se résout facilement avec une fonction très puissante d’Excel: le formatage conditionnel. Il s’applique à des cellules une mise en forme différente en fonction de certaines conditions.

Pour reprendre nos deux exemples, un élève ayant eu la moyenne ou une valeur de stock située sous un certain seuil.

Voici tout ce qu’il faut savoir pour maîtriser totalement le formatage conditionnel et ses applications quotidiennes.

 

Comment ça marche

L’utilisation du formatage conditionnel suppose que vous êtes en mesure de définir une condition binaire, c’est-à-dire que vos données répondent à une alternative vrai/faux ou oui/non. Les réponses aux questions « est-ce qu’il pleut dehors ? » ou « avez-vous plus de 21 ans ? » sont des réponses binaires. En revanche, les questions ouvertes, similaires mais formulées différemment, comme « quel temps fait-il ? » ou « quel âge avez-vous ? » demandent une réponse qui ne peut pas être binaire. Les questions à utiliser dans le formatage conditionnel sont déterminées par le type d’information dont vous avez besoin. Par exemple, vous cherchez à savoir si les notes additionnées d’un élève dépassent 80. En fait, pour utiliser efficacement le formatage conditionnel, il faut commencer par bien poser la bonne question. La syntaxe d’un formatage conditionnel est un peu différente de celle d’une clause « Si », car rien ne se passe si la condition n’est pas remplie. Par exemple, pour créer une cellule à fond bleu pour les élèves ayant eu plus de 80 en notes cumulées et une cellule à fond rouge pour les autres, il faut écrire ces deux conditions:

 

Ø      Si Note est >= 80, rendre la cellule bleue

Ø      Si Note est < 80, rendre la cellule rouge

 

Pour appliquer ces conditions, sélectionnez les valeurs à formater (les notes des élèves) et passez par Format >>> Mise en forme conditionnelle.

Ensuite, dans les options de « Condition 1 », choisissez « La valeur de la cellule est » et fixez la condition à « Supérieure ou égale à ». Dans la dernière zone, saisissez 80 et cliquez sur le bouton Format...

Dans cette boîte de dialogue, vous définissez la mise en forme de la cellule, en l’occurrence un motif bleu dans l’onglet Motifs. Si le bleu choisi est trop foncé pour lire le texte, rien ne vous empêche de définir aussi l’affichage du texte en blanc.

 

Créez des conditions

Pour ajouter une seconde condition, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez les options « La valeur de la cellule est », puis « inférieure à » et saisissez 80 dans le dernier champ. Cliquez ensuite sur Format et déterminez comme précédemment les options de mise en forme. Choisissez par exemple un motif rouge pour le remplissage du fond de la cellule. Cliquez sur 0K pour confirmer vos choix. Les cellules sont donc formatées par rapport à leur contenu. Ce formatage est dynamique : si les valeurs changent de telle manière que les conditions changent aussi, les modifications de formatage prennent effet aussitôt. En d’autres termes, si un élève réussit sa séance de rattrapage et passe de 70 à 85, la cellule contenant le cumul de ses notes passe du rouge au bleu.


Les formats de formules

Il est également possible d’appliquer un formatage qui dépende du résultat d’une formule.

Imaginons cette situation : on a besoin de surligner les cellules d’un tableau dans lesquelles le nombre de produits en stock passe en dessous d’un certain seuil. Dans ce cas, il faut comparer deux nombres et formater la cellule en fonction du résultat de la comparaison. Pour cela, en partant du principe que toutes les valeurs de stock sont dans la colonne C et tous les seuils de stockage dans la colonne B, sélectionnez la colonne à formater (toutes les colonnes du bloc de données, ou seulement certaines d’entre elles). Dans notre exemple, nous avons sélectionné les cellules A2 : A13, qui contiennent les références des produits. Allez dans Format >>> Mise en forme conditionnelle, puis dans la zone relative à la « Condition 1 ». Choisissez « La formule est », puis tapez la formule =C2<B2 dans le champ suivant. Cliquez sur le bouton Format, définissez la mise en forme qui vous convient et cliquez sur OK. Cette mise en forme sera donc appliquée à toutes les valeurs de la colonne C pour lesquelles le stock est inférieur aux valeurs correspondantes dans la colonne B. Ce formatage conditionnel met en valeur les cellules situées sous le seuil de renouvellement de stock : il est temps de passer quelques commandes! Notez que même si vous avez écrit la formule conditionnelle =C2<B2, Excel n’évalue cette formule que sur la première cellule de la plage, c’est-à-dire la cellule A2. En pratique, il évalue la formule =C3<B3 avec la seconde cellule de la plage, =C4<B4 avec la suivante, et ainsi de suite. L’utilisation de la mise en forme conditionnelle, dans ce cas-là, est un bonheur, car elle simplifie considérablement la gestion des petites bases de données.


Source : Windows XP Le magazine officiel  Mars 2004

Mise en page emjee pour @minfor-Virtuel le 16/03/2004


11:16 Écrit par clubinfo | Lien permanent | Commentaires (0) |  Facebook |

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